Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
Как писать сопроводительное письмо к документам
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
О направлении ответа на претензию
Тема, определяющая его цель
Сопроводительное письмо передаваемых документов
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.
По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
Перечень приложений. Вежливая подпись
Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.
ФИО и контакты исполнителя.
Пример сопроводительного письма к документам
Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Как определить, на какой адрес направлять почту контрагенту?
С.А. Токмина,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
ВОПРОС
Между подрядчиком и заказчиком заключен договор подряда. В разделе договора «реквизиты сторон» указан юридический и фактический адрес заказчика, что не одно и то же.
В разделе «сдача-приемка работ» стороны согласовали порядок сдачи работ. Он заключается в направлении актов КС-2 заказчику. Никаких дополнительных условий в части адреса направления договором не предусмотрено.
Договор расторгается сторонами. Подрядчик формирует исполнительную документацию и акты КС-2 на работы, выполненные до расторжения договора, и собирается направить заказчику для приемки. Документации много, полвагона ж/д состава.
Направив документы на фактический адрес, подрядчик будет юридически прав?
Может ли заказчик не получать документацию от подрядчика или получив не рассматривать, ссылаясь на то, что документация направлена не на юридический адрес?
ОТВЕТ
Если договором подряда стороны не согласовали адрес направления юридически значимых сообщений и документации (актов КС-2), то для подтверждения надлежащей отправки корреспонденции, целесообразно направлять документацию по обоим адресам. Однако, учитывая большой объем и затруднения направления в оба адреса, рекомендуем документы направить на юридический адрес, указанный в ЕГРЮЛ (на другой конец страны).
Направив документы на фактический адрес, подрядчик будет юридически прав только в случае получения заказчиком данной документации (имеется отметка о вручении). В этом случае заказчик обязан ее рассмотреть и не вправе ссылаться на ненадлежащее направление документации. Вместе с тем судебная практика по данному вопросу не однозначна.
Заказчик может не получать документацию от подрядчика, направленную по фактическому адресу, и вправе ссылаться на то, что подрядчик не направлял документацию (подрядчиком избран ненадлежащий способ направления юридически значимых сообщений).
ОБОСНОВАНИЕ
Согласно п. 3 ст. 54 ГК РФ в едином государственном реестре юридических лиц должен быть указан адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица.
Таким образом, «адрес юридического лица» (в деловом обороте его также именуют юридическим адресом) входит в понятие «место нахождения юридического лица» и конкретизирует его.
По смыслу статьей 54 и 165.1 ГК РФ юридическое лицо несет риск негативных последствий неполучения адресованной ему корреспонденции, доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу (постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 16.11.2010 N 8957/10).
При этом необходимо учитывать, что юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по указанным адресам, а также риск отсутствия по указанным адресам своего представителя. Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не находится по указанному адресу (аналогичная правовая позиция содержится в пункте 63 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015 N 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации»).
Согласно пункту 64 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 23.06.2015 N 25 правила статьи 165.1 ГК РФ о юридически значимых сообщениях применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Договором может быть установлено, что юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением обязательств, основанных на этом договоре, направляются одной стороной другой стороне этого договора исключительно по указанному в нем адресу (адресам) или исключительно предусмотренным договором способом. В таком случае направление сообщения по иному адресу или иным способом не может считаться надлежащим, если лицо, направившее сообщение не знало и не должно было знать о том, что адрес, указанный в договоре, является недостоверным.
Не считается доставленным:
Постановление Арбитражного суда Московского округа от 14.02.2019 N Ф05-22725/2018 по делу N А40-38406/2018.
С целью исключения спорной ситуации, рекомендуем направлять сообщения по общему правилу: на юридический адрес, указанный в ЕГРЮЛ. В этом случае сообщение, доставленное на этот адрес, считается полученным, даже если контрагент его не получает и там не находится.
С.А. Токмина,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.
ВС разъяснил, по какому адресу и каким способом нужно направлять претензии
Досудебный порядок решения спора считается соблюденным, если претензия, в частности, направлена не по юридическому адресу ответчика, а по адресу, указанному в договоре. Такое правило действует и в отношении претензий, направленных по электронной почте. Об этом говорится в обзоре практики применения арбитражными судами положений процессуального законодательства об обязательном досудебном порядке урегулирования спора, опубликованной Верховным судом.
Досудебный порядок урегулирования споров, как напоминает ВС, направлен на оперативное разрешение конфликтов и служит дополнительной гарантией защиты прав граждан. В соответствии с законом гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям, возникшим из договоров, других сделок, а также вследствие неосновательного обогащения, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда только после принятия сторонами мер по досудебному урегулированию по истечении 30 дней со времени направления претензии. Экономические и иные споры передаются в арбитражный суд после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора только в том случае, если он установлен федеральным законом или договором.
ВС отмечает, что досудебный порядок считается соблюденным в случае направления претензии по адресу, указанному в договоре, а не по юридическому адресу ответчика. В качестве примера приводится дело акционерного общества, которому суд отказал в принятии иска из-за несоблюдения досудебного порядка урегулирования спора. В обоснование этого говорилось, что истец направил претензию не по юридическому адресу ответчика. Однако апелляция и кассация с таким решением не согласились.
«АПК РФ не установлено, по какому адресу должна быть направлена претензия. В силу п. 1 ст. 1651 ГК РФ заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю», — отметил Верховный суд.
Согласно разъяснению Пленума ВС, юридически значимое сообщение, адресованное индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу, направляется по адресу, указанному в ЕГРИП, ЕГРЮЛ или по адресу, указанному самим индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом. «Таким образом, досудебный порядок считается соблюденным в случае направления претензии в том числе по адресу, указанному в договоре», — резюмировал ВС.
О соблюдении досудебного порядка спора свидетельствует и направление претензии по адресу электронной почты ответчика, отмечается в обзоре.
В одном из дел стороны заключили договор, в котором было указано, что претензия может быть направлена одним из способов: по факсу, электронной почтой либо международной курьерской службой. В договоре был указан адрес электронной почты общества.
Таким образом, стороны явно и недвусмысленно установили в договоре, что претензия может быть направлена в том числе по электронной почте. Следовательно, направление претензии по адресу электронной почты ответчика в случае, если такой порядок явно и недвусмысленно установлен в договоре, свидетельствует о соблюдении досудебного порядка урегулирования спора, — резюмировал ВС.
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Новый гост для оформления документов
Материал обновлен 06.09.2021
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
