Как и когда менять фискальный накопитель
Расскажем, в каких случаях и когда требуется менять фискальный накопитель.
Что такое фискальный накопитель
Когда нужно менять фискальный накопитель
Если фискальный накопитель используется дольше, чем срок его службы, указанный в паспорте ФН, то он «протухает» (ну или если сказать более корректно, то срок действия устройства истекает). Перестаёт работать. А вы автоматически становитесь нарушителем, так как ваша касса перестает работать и передавать данные в ОФД. Нужно будет заменить фискальный накопитель на новый, а это недешевое удовольствие. Срок «жизни» ФН может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор подходящего срока службы зависит от типа предприятия и особенностей налогообложения.
2. Закончилась память на фискальном накопителе
Место на ФН может закончиться, как и на самой обычной флэшкарте. Устройство предупредит вас, что записывать данные больше некуда.
3. Касса самоубилась (заблокировалась)
Довольно опасная ситуация, потому что пользователь не всегда знает, какие действия делать запрещено. Чтобы исключить такие факты, обязательно изучите инструкцию по эксплуатации кассовой машины. Например, фискальный накопитель может заблокироваться, если смена не закрывалась более 24 часов или если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД не отправлялись. Бывают и самые неожиданные случаи — например, на аппарате неправильно настроено время.
4. Поврежден сам фискальный накопитель
Как и любое другое технически сложное устройство, фискальный накопитель может сломаться. Повредится корпус, сгорит электронная начинка, сломаются контакты и любая другая аналогичная проблема. Во всех этих случаях ФН нужно заменить.
5. Изменились данные собственника
ФН следует заменить и в том случае, если кассовый аппарат стал использоваться в новой фирме или у владельца сменились какие-то данные. Например, изменился ИНН. В этом случае нужно пройти перерегистрацию и поставить новый ФН.
6. Ошибки при регистрации кассы
Имейте в виду, что если вы ошиблись в номере ИНН при регистрации кассы, то вам нужно будет купить новый фискальный накопитель. Внести коррекцию в эти данные нельзя,а с неправильным номером инн вы не сможете сдавать отчёты.
И запомните, что старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки.
Как заменить фискальный накопитель
1. Закройте архив фискального накопителя
Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.
Только после этого можно выбрать в меню «Закрыть архив фискального накпоителя». Кассовая машина сформирует отчёт о закрытии и распечатает его на чеке, а электронную версию направит в ОФД.
Раньше, чем это действие будет завершено, вынимать фискальный накопитель нельзя.
2. Установите новый ФН
Поставить или снять фискальный накопитель не сложнее, чем вставить флэшку в компьютер. Тут, вообщем-то, и рассказывать нечего. Кроме того, что если касса опломбирована, то нужно соблюдать условия её вскрытия. Но далеко не все кассы имеют встроенный в корпус накопитель. Чаще всего он расположен так, что достать его можно и без вскрытия корпуса.
3. Перерегистрируйте кассу
С помощью тест-драйвера или на самом кассовом аппарате в меню нужно найти пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Кроме того, проверьте, чтобы и отклонений с точным временем не было. Имейте в виду, что у разных кассовых машин это разные меню. Но логика везде одинаковая. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и проверьте все данные. Не забудьте распечатать отчёт.
4. Перерегистрируйте кассу в ИФНС
Перерегистрация кассы в ФНС также необходима. Найдите ваш ККТ в списке, выберите пункт «Перерегистрировать». Заполните нужные данные и отправьте заявление на рассмотрение. Понадобится электронная подпись.
После этого дождитесь появления карточки регистрации в личном кабинете на сайте налоговой.
Срок действия фискального накопителя
Стоит ли напоминать, что фискальный накопитель — это специальное устройство для защищенного и зашифрованного хранения фискальных данных. Эти данные передаются через ОФД в налоговую и иногда требуется проверка и самого фискального накопителя физически.
Фискальный накопитель: кому какой
Срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.
Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев:
ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП одновременно выполняет следующие условия:
За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, когда по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. ₽ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушением может быть и использование ФН на 36 месяцев в ситуации, когда законом разрешено использование ФН на 13 месяцев. Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев можно применять при продаже подакцизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования ограничивается до 410 дней, а при автономном режиме работы ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).
Срок действия ФН
Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.
Если торгуете на общей системе налогообложения
Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.
Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.
Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги
Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.
Если торгуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно
Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.
Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.
Замена фискального накопителя при окончании срока его действия
По окончания срока действия накопителя происходит блокировка его памяти, а онлайн-касса не сможет формировать чеки. Поэтому старый накопитель меняют на новый. Для предпринимателей предусматривается возможность напоминания о приближающемся сроке завершения эксплуатации. С этой целью производители онлайн-касс внедряют в аппарат возможность вывода напоминания, которое начинает появляться за два месяца до окончания срока и имеет вид оповещения. О замене фискального накопителя следует позаботиться заранее, тогда простоя в торговле можно будет избежать.
Прежде чем заменить накопитель, предпринимателю следует закрыть архив и направить данные через ОФД в налоговый орган при помощи специальной команды. После того, как данные будут отправлены, необходимо удостовериться в том, что оператор прислал подтверждение. После закрытия архива до установки нового фискального устройства, кассой пользоваться будет нельзя.
После этого новый накопитель устанавливается в кассу. При этом аппарат отключается от электросети, открывается задняя крышка, вынимается использованный накопитель, а затем устанавливается новый. Установив новый накопитель, кассу включают и меняют реквизиты в сервисном меню, связанные с установкой нового накопителя. Последним этапом будет перерегистрация фискального накопителя в личном кабинете ФНС. В качестве причины указывается, что замена осуществляется в связи с завершением срока эксплуатации. После внесения новой информации следует дождаться изменения статуса ККТ на «ККТ перерегистрирована». Далее можно продолжать осуществлять свою торговую деятельность.
Обязательная замена фискального накопителя
Замена фискального накопителя требуется не только при окончании срока его действия, но и в иных случаях. К наиболее частым из них можно отнести следующие:
Смена накопителя осуществляется бесплатно по заводской гарантии. А если замена устройства не связана с гарантийным случаем, то за это нужно будет заплатить. Самостоятельная замена устройства в этом случае не предусматривается. Это должны делать специалисты сервисных центр.
Важно! Хранить использованный накопитель компании и ИП должны в течение 5 лет.
Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ
С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.
Что такое фискальный накопитель (ФН)?
Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:
Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.
Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.
Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.
ФН подлежит замене при:
Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.
Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?
Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.
При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.
В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН
Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.
Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.
До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».
С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:
Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.
Что необходимо для замены фискального накопителя?
Для замены фискального накопителя потребуется:
На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.
Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.
Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.
Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.
Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД
Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».
После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).
Как перерегистрировать онлайн-кассу. Смотрите в видео:
Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!
Платформа ОФД — лицензированный оператор фискальных данных. Помимо полноценного сервиса передачи данных в ФНС и систему «Честный знак», наш клиент получает инструменты анализа продаж, сервисы ЭДО и электронной отчетности.
В начале самые простые способы и самые не точные:
2) Приблизительный срок окончания действия функционирования ФН в составе ККМ мы можем увидеть в личном кабинете ОФД.
3) А так же посмотрев дату регистрации, и отчитав соответственно 13-15 или 35 месяцев от даты регистрации, но обратно же это будет достаточно приблизительно. Точной даты блокировки ФН в онлайн кассе таким способом вы не установите.
По факту я лично встречал фискальные накопители которые приходили с одной партией, но при этом работали как ровно 13 месяцев, так и 13 и две недели.
Тоже самое с 15 месячными, некоторые стандартные 15 месяцев + две недели, другие на несколько десятков дней меньше. А большинство накопителей что 15 месячных что 36 месячных при работе с подакцизными товарами и вовсе практически сразу сокращают срок работы до 410 дней и 15 и те немногие 36 месячные что способны работать с ОСН (по крайне мере в паспортах всех фискальных накопителей что мне попадалась от разных производителей другой даты при работе с подакцизными товарами я не встречал.)
К сожалению, в ряде кассовых аппаратов онлайн это казалось бы одна из самых востребованных функций часто реализовано абсолютно не дружелюбно, вплоть до вода специальных команд в битах.
Так же хотелось бы отметить что если вы превысите дату работы ФН в составе ККМ и ФН заблокируется по причине превышения срока его работы (и в большинстве случаев это происходит при открытой смене), то вы не сможете в большинстве случаев самостоятельно поменять накопитель с последующей перегистрацией по причине «Замена ФН», так как кроме простой замены блока шифровального(криптографического) средства защиты фискальных данных вам придется обнулять кассу (данная процедура в ряде моделей касс имеет кучу нюансов и возможных последствий) – так как при заблокированном ФН и открытой смене вы не сможете перевести дату на последний работоспособный день ФН в составе кассы.
Точный 100% срок окончания работы – действия ФН в ККМ атолл можно узнать следующими 3 способами:
Внимание отталкивается от даты регистрации в данном чеке нельзя. Дата регистрации – является датой последней перегистрации – например при смене адреса установки или смены ФФД – сменится и дата регистрации на дату проведения последней перегистрации ККТ.
 |  |
Мне известно два способа считывания даты:
Заходим на вкладку «Статус» (см. вверху слева) в любой версии сервисной утилиты FW16Adm.exe и считываем дату окончания работы ФН в ККТ на под вкладке «ФН» (см внизу слева), видим справа «Состояние фазы жизни ФН», и «Срок действия:».
Узнаем срок действия ФН в ККТ Меркурий 180ф 115ф 185ф 130ф (дата срока действия ФН)
Во всех клавишных кассовых аппаратов данного производителя действия аналогичны.
После чека на чеке распечатается чек «Статус ФН» с точным сроком действия ФН в составе данной ККТ.
 |  |
Все очень просто в обоих аппаратов меню очень похожи, и действия одинаковы.
За 2 недели до окончания срока работы ФН ККТ обычно печатает при закрытии смены следующее сообщение «ФН близок к заполнению».
 |  |
Как узнать срок действия ФН Элвес МФ?
В настоящий момент точного способа я так и не нашел (из всех касс), возможно плохо искал, но пока это факт (надеюсь что в следующей прошивки данный момент ребята проработают). Здесь я делаю так:
 |  |
На какой срок покупать фискальный накопитель:
Как правило действует следующее разграничение по возможности выбора 15 или 36 месячных фискальных накопителей:
15 месячные ФН ставятся:
36 месячные ставятся во всех остальных случаях
Подакцизными товарами признаются (ст. 181 НК РФ):
За какой срок от даты блокировки нужно менять фискальный накопитель – ФН в ККТ?
Не говоря уже о проблемах ЭЦП (электронная цифровая подпись) – просроченной, потерянной, сломанной, не настроенным входом в личный кабинет ИФНС, техническими проблемами при непосредственной замене ФН на кассовом аппарате как то:
На самом деле всего перечислить просто не получиться …
В итоге стандартная операция в легкую может растянутся на 5-7 рабочих дней. Когда они есть в запасе, все решается стандартно и просто, когда их нет – то все может закончится элементарной блокировкой работы кассы на сроки устранения технических и финансовых затруднений владельца кассы.
Когда менять фискальный накопитель
Фискальный накопитель — главный компонент в онлайн-кассе. Он хранит информацию о продажах и передает ее оператору фискальных данных. Раньше вместо накопителей использовали электронную контрольную ленту — ЭКЛЗ, ее нужно было предъявлять на проверку в налоговую и менять в сервисном центре. Накопитель можно заменить самому.
В каких случаях нужно менять накопитель
Если с накопителем что-то случится, касса не будет работать. На ней можно будет смотреть историю продаж, печатать отчеты, менять настройки, но пробивать покупки нельзя. Вот что может случиться:
И причина, не связанная с поломкой, — если предприниматель захочет сменить юрлицо, то нужно будет регистрировать кассу заново и покупать новый фискальный накопитель. Просто поменять настройки кассы нельзя, только заново ставить на учет.
Какие бывают фискальные накопители
Накопитель может работать 13, 15 или 36 месяцев. Какой купить — зависит не от желания предпринимателя, а от системы налогообложения и вида бизнеса. При этом, даже если купить накопитель с запасом, то не факт, что это поможет. Например, для продажи подакцизных товаров можно взять ФН с любым сроком действия, но проработает он все равно чуть больше года.
Какой накопитель взять:
13 или 36 месяцев — это максимальный срок, но на самом деле накопитель может проработать меньше. Это зависит от особенностей работы. Если касса пробивает слишком много чеков или чеки слишком объемные, то она проработает меньше.
Где купить новый фискальный накопитель
Проще всего покупать новый ФН у того производителя, у которого вы покупали онлайн-кассу: не придется искать подходящую модель, смотреть, чтобы она подходила к формату фискальных документов. Еще можно купить:
Главное при покупке — убедиться, что ФН входит в реестр фискальных накопителей. Налоговая разрешает использовать накопители только из этого списка. Проверить можно на сайте налоговой, для этого хватит номера накопителя.
На всякий случай покупать фискальный накопитель лучше заранее — без него касса не сможет работать. Если вы работаете с Модулькассой, она предупредит о замене накопителя за месяц до конца его действия, и потом покажет уведомление еще семь раз. Если память накопителя заполнится на 90%, касса также предупредит об этом.
Что еще нужно сделать этим летом
Кроме замены, нужно продлить договор с оператором фискальных данных — часто они заключаются на год и совпадают по времени с заменой накопителя.
Еще нужно сообщить налоговой о том, что вы поменяли ФН. Процедура такая же как и при регистрации кассы. Это можно сделать в личном кабинете налоговой, если есть электронная подпись. Если подписи нет, придется идти в налоговую лично и дважды подавать документы — это займет несколько дней, и с кассой в течение этого времени работать будет нельзя.
