Когда и как нужно менять фискальный накопитель
Для того чтобы вовремя заменить фискальный накопитель, нужно знать точный срок окончания службы ФН. Срок действия фискального накопителя зависит от модели ФН, даты и параметров его активизации. Это может быть 410, 470, 560 или 1100 дней.
Для разных моделей ККТ предусмотрены различные способы определения срока действия фискального накопителя. Как узнать срок действия ФН.
Для того чтобы кассовый аппарат не заблокировался, следует своевременно произвести замену фискального накопителя и подать заявление о перерегистрации ККТ в связи с заменой ФН. В противном случае ККТ будет в одностороннем порядке снята с регистрационного учёта ФНС. Такой порядок предусмотрен п.16 ст.4.2. 54-ФЗ.
Для перерегистрации ККТ необходимо иметь действующий договор на обработку фискальных данных и действующий сертификат КЭП.
Замену ФН нельзя провести при наличии в ККТ неотправленных фискальных документов. Если Ваш договор на обработку фискальных данных заканчивается до даты замены фискального накопителя, то мы можем подключить Вашу ККТ к ОФД «Такском». Подробнее. Как проверить срок действия договора ОФД «Такском».
Заявление в ФНС о перерегистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя можно подать только с действующим сертификатом квалифицированной электронной подписи. Мы можем выпустить для Вас сертификат КЭП для доступа в личный кабинет на сайте ФНС. Подробнее. Как проверить срок действия сертификата.
Как определить срок действия ФН
Версия ФФД в первой строке чека.
Проверка срока действия ФН на ККТ Атол
Нужно, при выключенном состоянии, нажать на кнопку промотки чековой ленты и включить ФР. При включении и удерживании кнопки ФР выдаст предварительный писк, нужно дождаться ещё одного писка и отпустить кнопку промотки. Выйдет длинный чек с информацией о ФН в верхней части.
Версию ФФД можно найти в середине второй половины чека.
Проверка срока действия ФН на ККТ Штрих
Как проверить срок действия договора ОФД
В личном кабинете Такском-Касса
Как проверить срок действия сертификата КЭП
Проверка срока действия цифровой подписи проводится на ПК, с которого осуществляется доступ в личный кабинет на сайте ФНС.
На заметку
В личном кабинете ОФД Такском можно включить извещения о различных событиях, связанных с ККТ, среди которых есть уведомление о приближении срока замены фискального накопителя, уведомление о прекращении использования ФН, окончании оплаты услуг и др.
Уведомления будут отправляться на электронную почту, указанную при заключении договора, которую можно при желании изменить.
Уведомления о приближении к окончанию срока действия договора ОФД и срока службы фискального накопителя будет отправлено за 30 дней до наступления крайнего срока.
Мы предлагаем заключить договор на обработку фискальных данных или продлить действующий договор с ОФД Такском на более выгодных условиях, чем предложение ОФД Такском.
Мы сможем выпустить для Вас сертификат цифровой подписи на 1 год, по которому Вы получите доступ в свой личный кабинет на сайтах ФНС и оператора фискальных данных.
Материалы данного сайта
не являются публичной офертой.
Копирование материалов без письменного
разрешения запрещено.
Как мне получить полную информацию о ФН?
В Личном кабинете Клиента вы можете запросить отчёт «Архив ФН». С его помощью вы сможете отслеживать статусы каждого фискального накопителя в режиме онлайн.
Из отчёта вы узнаете:
Чтобы получить отчёт «Архив ФН», зайдите в Личный кабинет Клиента. В меню выберите раздел «ОФД», далее нажмите на «Отчёты».
Вопрос: Как узнать о снятии с учёта ККТ налоговой в одностороннем порядке при истечении срока действия ФН. Как вовремя узнавать о статусе ФН?
У каждого фискального накопителя есть срок действия. ФН необходимо заменить до истечения этого срока. ФНС снимает в одностороннем порядке те кассы, в которых истёк срок действия накопителя. В этом случае у фискального накопителя не будет отчёта о закрытии ФН. Информацию о наличии или отсутствии такого отчёта по каждому фискальному накопителю можно посмотреть в отчёте «Архив ФН».
Благодаря отчёту вы сможете отслеживать статусы каждого фискального накопителя в режиме онлайн.
Из отчёта вы узнаете:
Чтобы получить отчёт «Архив ФН», зайдите в Личный кабинет Клиента. В меню выберите раздел «ОФД», далее нажмите на «Отчёты».
Чтобы заранее узнавать о том, когда заменять ФН, воспользуйтесь графиком замены ФН в Личном кабинете Клиента. Вы увидите, какое количество ФН необходимо заменить в каждом месяце и причину замены: по сроку действия или по заполнению ФН.
Заполнение ФН — расчётная величина, которую ОФД рассчитывает исходя из эталонной ёмкости ФН в 25 000 фискальных документов и среднего количества фискальных документов, которые выбиваются на кассе.
Вопрос: Как узнать, что при замене ФН заявка на перерегистрацию ККТ не отправлена в ФНС?
При замене ФН необходимо выбивать на кассе отчёт о закрытии (архивации) ФН, устанавливать новый ФН и пробивать отчёт о перерегистрации. Отчёт о перерегистрации ККТ и отчёт из архива ФН необходимы, чтобы подать заявку в налоговую для перерегистрации кассы. Если у ФН не будет отчёта о закрытии (архивации), но будет отчет о перерегистрации, касса не будет перерегистрирована в налоговой.
Из отчёта «Архив ФН» вы можете своевременно узнать, отправилась ли в ФНС заявка на перерегистрацию. Для этого посмотрите информацию в столбце «наличие отчёта об архивации ФН до отчёта о перерегистрации ККТ».
Также из отчёта вы узнаете:
Чтобы получить отчёт «Архив ФН», зайдите в Личный кабинет Клиента. В меню выберите раздел «ОФД», далее нажмите на «Отчёты».
Чтобы заранее узнавать о том, когда заменять ФН, воспользуйтесь графиком замены ФН в Личном кабинете Клиента. Вы увидите, какое количество ФН необходимо заменить в каждом месяце и причину замены: по сроку действия или по заполнению ФН. Заполнение ФН — расчётная величина, которую ОФД рассчитывает исходя из эталонной ёмкости ФН в 25 000 фискальных документов и среднего количества фискальных документов, которые выбиваются на кассе.
Вопрос. Обслуживающая компания заменяет ФН раньше истечения срока действия. Как узнать, когда истекат срок ФН?
В отчёте «Архив ФН» вы увидите разницу между датой отчета о закрытии архивации ФН и истечением срока действия ФН.
Чтобы получить отчёт «Архив ФН», зайдите в Личный кабинет Клиента. В меню выберите раздел «ОФД», далее нажмите на «Отчёты».
Как узнать, когда заканчивается срок действия ФН?
Есть два способа узнать об окончании действия накопителя:
Из отчёта о закрытии смены.
В отчёте появятся пометка «Ресурс ФН менее 30 дней», затем «Ресурс ФН менее 3 дней». Пометка «Память ФН заполнена» укажет, что накопитель необходимо заменить.
Срок окончания работы ФН можно узнать в Личном кабинете Клиента. Алгоритм рассчитает срок сам, если из кассы поступят необходимые для расчёта данные. Если этих данных не будет, в Личном кабинете Клиента появится уведомление о том, что нужно вручную внести даты фискализации ФН. Также вы можете самостоятельно настроить уведомления об окончании срока действия ФН на почту или в смс, а также подключить push-уведомление.
Как и когда менять фискальный накопитель
Расскажем, в каких случаях и когда требуется менять фискальный накопитель.
Что такое фискальный накопитель
Когда нужно менять фискальный накопитель
Если фискальный накопитель используется дольше, чем срок его службы, указанный в паспорте ФН, то он «протухает» (ну или если сказать более корректно, то срок действия устройства истекает). Перестаёт работать. А вы автоматически становитесь нарушителем, так как ваша касса перестает работать и передавать данные в ОФД. Нужно будет заменить фискальный накопитель на новый, а это недешевое удовольствие. Срок «жизни» ФН может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор подходящего срока службы зависит от типа предприятия и особенностей налогообложения.
2. Закончилась память на фискальном накопителе
Место на ФН может закончиться, как и на самой обычной флэшкарте. Устройство предупредит вас, что записывать данные больше некуда.
3. Касса самоубилась (заблокировалась)
Довольно опасная ситуация, потому что пользователь не всегда знает, какие действия делать запрещено. Чтобы исключить такие факты, обязательно изучите инструкцию по эксплуатации кассовой машины. Например, фискальный накопитель может заблокироваться, если смена не закрывалась более 24 часов или если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД не отправлялись. Бывают и самые неожиданные случаи — например, на аппарате неправильно настроено время.
4. Поврежден сам фискальный накопитель
Как и любое другое технически сложное устройство, фискальный накопитель может сломаться. Повредится корпус, сгорит электронная начинка, сломаются контакты и любая другая аналогичная проблема. Во всех этих случаях ФН нужно заменить.
5. Изменились данные собственника
ФН следует заменить и в том случае, если кассовый аппарат стал использоваться в новой фирме или у владельца сменились какие-то данные. Например, изменился ИНН. В этом случае нужно пройти перерегистрацию и поставить новый ФН.
6. Ошибки при регистрации кассы
Имейте в виду, что если вы ошиблись в номере ИНН при регистрации кассы, то вам нужно будет купить новый фискальный накопитель. Внести коррекцию в эти данные нельзя,а с неправильным номером инн вы не сможете сдавать отчёты.
И запомните, что старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки.
Как заменить фискальный накопитель
1. Закройте архив фискального накопителя
Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.
Только после этого можно выбрать в меню «Закрыть архив фискального накпоителя». Кассовая машина сформирует отчёт о закрытии и распечатает его на чеке, а электронную версию направит в ОФД.
Раньше, чем это действие будет завершено, вынимать фискальный накопитель нельзя.
2. Установите новый ФН
Поставить или снять фискальный накопитель не сложнее, чем вставить флэшку в компьютер. Тут, вообщем-то, и рассказывать нечего. Кроме того, что если касса опломбирована, то нужно соблюдать условия её вскрытия. Но далеко не все кассы имеют встроенный в корпус накопитель. Чаще всего он расположен так, что достать его можно и без вскрытия корпуса.
3. Перерегистрируйте кассу
С помощью тест-драйвера или на самом кассовом аппарате в меню нужно найти пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Кроме того, проверьте, чтобы и отклонений с точным временем не было. Имейте в виду, что у разных кассовых машин это разные меню. Но логика везде одинаковая. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и проверьте все данные. Не забудьте распечатать отчёт.
4. Перерегистрируйте кассу в ИФНС
Перерегистрация кассы в ФНС также необходима. Найдите ваш ККТ в списке, выберите пункт «Перерегистрировать». Заполните нужные данные и отправьте заявление на рассмотрение. Понадобится электронная подпись.
После этого дождитесь появления карточки регистрации в личном кабинете на сайте налоговой.
Срок действия фискального накопителя
Стоит ли напоминать, что фискальный накопитель — это специальное устройство для защищенного и зашифрованного хранения фискальных данных. Эти данные передаются через ОФД в налоговую и иногда требуется проверка и самого фискального накопителя физически.
Фискальный накопитель: кому какой
Срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.
Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев:
ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП одновременно выполняет следующие условия:
За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, когда по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. ₽ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушением может быть и использование ФН на 36 месяцев в ситуации, когда законом разрешено использование ФН на 13 месяцев. Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев можно применять при продаже подакцизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования ограничивается до 410 дней, а при автономном режиме работы ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).
Срок действия ФН
Срок действия накопителей может быть 13, 13/15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения и особенностей работы. Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.
Если торгуете на общей системе налогообложения
Предприниматели, которые торгуют на общей системе налогообложения (ОСН) должны использовать накопитель, на котором указан срок действия 13 или 13/15 месяцев. Им накопитель прослужит все заявленные месяцы.
Вообще в законе написано, что предприниматели на ОСН могут использовать накопитель сроком «не менее 13 месяцев», то есть любой: на 13, 13/15 или 36 месяцев. Но в паспорте ФН на 36 месяцев не упоминается ОСН для торговли: изготовитель не поясняет, сколько такой накопитель проработает и будет ли он вообще работать. Поэтому такие накопители лучше не покупать.
Если торгуете на спецрежимах или оказываете услуги
Предприниматели на упрощенке, вмененке, патенте, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только ФН сроком на 36 месяцев: он тоже проработает, как написано, — 36 месяцев. Исключение — торговля подакцизными товарами и временный (сезонный) характер работы, о них ниже.
Если торгуете акцизными товарами, работаете сезонно или автономно
Все, кто работает на спецрежиме и торгует подакцизными товарами, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев, но все они прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
Предприниматели на спецрежиме с сезонным характером работы могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Накопители прослужат максимально заявленный срок.
Предприниматели, которые работают автономно, то есть их касса не передает данные в ОФД, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают, могут использовать ФН на 13, 13/15 или 36 месяцев. Все модели прослужат 410 дней.
Замена фискального накопителя при окончании срока его действия
По окончания срока действия накопителя происходит блокировка его памяти, а онлайн-касса не сможет формировать чеки. Поэтому старый накопитель меняют на новый. Для предпринимателей предусматривается возможность напоминания о приближающемся сроке завершения эксплуатации. С этой целью производители онлайн-касс внедряют в аппарат возможность вывода напоминания, которое начинает появляться за два месяца до окончания срока и имеет вид оповещения. О замене фискального накопителя следует позаботиться заранее, тогда простоя в торговле можно будет избежать.
Прежде чем заменить накопитель, предпринимателю следует закрыть архив и направить данные через ОФД в налоговый орган при помощи специальной команды. После того, как данные будут отправлены, необходимо удостовериться в том, что оператор прислал подтверждение. После закрытия архива до установки нового фискального устройства, кассой пользоваться будет нельзя.
После этого новый накопитель устанавливается в кассу. При этом аппарат отключается от электросети, открывается задняя крышка, вынимается использованный накопитель, а затем устанавливается новый. Установив новый накопитель, кассу включают и меняют реквизиты в сервисном меню, связанные с установкой нового накопителя. Последним этапом будет перерегистрация фискального накопителя в личном кабинете ФНС. В качестве причины указывается, что замена осуществляется в связи с завершением срока эксплуатации. После внесения новой информации следует дождаться изменения статуса ККТ на «ККТ перерегистрирована». Далее можно продолжать осуществлять свою торговую деятельность.
Обязательная замена фискального накопителя
Замена фискального накопителя требуется не только при окончании срока его действия, но и в иных случаях. К наиболее частым из них можно отнести следующие:
Смена накопителя осуществляется бесплатно по заводской гарантии. А если замена устройства не связана с гарантийным случаем, то за это нужно будет заплатить. Самостоятельная замена устройства в этом случае не предусматривается. Это должны делать специалисты сервисных центр.
Важно! Хранить использованный накопитель компании и ИП должны в течение 5 лет.
Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ
С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.
Что такое фискальный накопитель (ФН)?
Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:
Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.
Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.
Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.
ФН подлежит замене при:
Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.
Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?
Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.
При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.
В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН
Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.
Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.
До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».
С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:
Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.
Что необходимо для замены фискального накопителя?
Для замены фискального накопителя потребуется:
На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.
Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.
Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.
Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.
Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД
Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».
После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).
Как перерегистрировать онлайн-кассу. Смотрите в видео:
Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!
Платформа ОФД — лицензированный оператор фискальных данных. Помимо полноценного сервиса передачи данных в ФНС и систему «Честный знак», наш клиент получает инструменты анализа продаж, сервисы ЭДО и электронной отчетности.
